Conheça os possíveis erros ao fazer o controle de patrimônio dos seus bens e como evitá-los.
Se antes o inventário físico de bens era utilizado somente para responder a questões legais e financeiras, esse cenário definitivamente ficou no passado. Atualmente o controle patrimonial é uma das atividades mais importantes de uma empresa, e não por acaso.
Fazer o inventário físico garante não apenas a segurança dos objetos – através da identificação e localização destes -, como também facilita a tomada de decisões, evitando prejuízos com gastos desnecessários comprando materiais que já estão quantificados e armazenados na empresa, podendo investir de fato, no que é preciso.
Mesmo não sendo uma tarefa difícil de executar, ela exige bastante atenção, pois erros no controle patrimonial podem acarretar em grandes despesas, sem falar na desorganização de certas áreas da empresa. Para que você fique atento aos possíveis equívocos, conheça a seguir os principais erros cometidos ao fazer o inventário físico de bens e como evitá-los.
Inventário físico incompleto
Um inventário físico incompleto é aquele que não apresenta todos os bens da empresa, assim como falha em dar as informações gerais sobre cada um dos objetos. Quando este erro ocorre, além de gerar infortúnios nas questões fiscais e contábeis, a falta de dados importantes impede que a empresa tome atitudes assertivas, isso sem falar na desorganização
Para que o controle patrimonial seja eficiente, é fundamental que o inventário esteja completo. Em outras palavras, torna-se necessário que a organização inclua todos os bens patrimoniais, como mobílias em geral, máquinas e equipamentos, aparelhos eletrônicos, além de informar todos os dados – categoria, número de série, localização, quantidade, entre outros
Não atualizar o inventário
Da mesma forma como é de extrema importância que o controle patrimonial contenha as informações completas sobre os ativos fixos, também é fundamental que o inventário físico seja atualizado de tempos em tempos.
É esperado que haja mudanças nos bens, isto porque a empresa pode comprar, trocar, vender, ou até mesmo perder, seus ativos. Portanto, o inventário deve ser atualizado periodicamente com as novas informações.
Falta de emplaquetamento dos bens
Um dos maiores erros a serem evitados no processo do inventário físico é não etiquetar ou emplaquetar os bens. As etiquetas e placas patrimoniais são ideais para identificar os objetos em posse de uma empresa, permitindo a impressão de dados importantes como a categoria, número de série, código de barras ou QR code, que garantem a localização e identificação desses bens.
Quando não etiquetados, os ativos ficam vulneráveis a perda e furtos, dificultando também a atualização do inventário físico e a conciliação contábil da organização. Vale ressaltar que, além da falta de placas patrimoniais, é preciso estar atento a informações possivelmente incorretas, sendo necessário verificar antes de fixar as identificações.
Como evitar erros no inventário físico?
Tão importante quanto conhecer os possíveis erros ao fazer o inventário físico, é saber como evitá-los. Quando falamos de controle patrimonial, além de um bom planejamento, uma das principais dicas para desviar dos equívocos é investir nas placas e etiquetas de patrimônio, levando em consideração o melhor tipo e material para os seus bens.
A 3TEC produz etiquetas e placas patrimoniais dos mais variados materiais, incluindo policarbonato, alumínio e PVC, oferecendo a maior durabilidade, resistência e qualidade de impressão, permitindo que todas as informações dos seus bens estejam identificadas nas suas placas patrimoniais.
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